Effektivitet

Om olika metoder för att bli mer effektiv. Inte så mycket för att få mer gjort, utan för att kunna slappna av mer utan att göra mindre.

Undvik stress i arbetslivet

Lär dig undvika stress genom att hålla din inbox tom, fokusera 100 % i korta perioder och våga fatta snabba beslut.

Jag vet inte hur ni har det på er arbetsplats, men för min del består varje dag av tiotals samtal, tiotals mail och tiotals uppgifter varje dag. Även om man har världens roligaste jobb, så gäller det att kunna hålla ordning för att inte känna sig stressad.

Jag har läst lite böcker om effektivitet och stresshantering, och tagit det bästa ur dessa för att presentera vad jag tycker är de bästa sätten för att sluta stressa på jobbet, ha roligare om dagarna, och även vara mer effektiv när du väl är där. Dessa principer går förstås att applicera på fritiden också, om du skulle känna behov av det.

Rätt ärende på rätt plats

Det viktigaste jag lärde mig när jag läste Getting things done, var att sortera ut ärenden efter dess natur. Denna sortering kan vara fysisk, så väl som virtuell, men framför allt använder jag den för mail. Det är enormt tillfredsställande att ha en tom inkorg – ni måste prova detta i några dagar i varje fall! Själv har jag gjort mappar som heter som kategorierna nedan, med @ i början, för att de ska hamna högst upp.

Empty inbox

Extremt eftersträvansvärt!

Inbox: Man siktar på att hålla sin inkorg tom. Helt tom. De mail man inte behöver reagera på, eller komma ihåg något från, raderas direkt. De ärenden man kan lösa inom ett par minuter, kan lösas direkt och sedan kastas. Om inkorgen är en salig blandning av skräp och viktiga ärenden, så finns risken att du glömmer bort det viktiga ganska fort.

TODO: Här hamnar allt som kräver ditt agerande och som tar mer än ett par minuter att lösa. Allt på samma plats. Du kan behöva någon form av prioritering om du har mycket.

Waiting: Här hamnar ärenden som du väntar svar på, delegeringar eller frågor du ställt.

Someday: Intressanta idéer eller ärenden som borde göras någon gång, men som inte är aktuellt just nu. Sådant man kan börja kika på när / om man lyckas få sin TODO tom. (right…).

Info: Alla mail som inte kräver ditt agerande men som är bra att ha som referens / information i framtiden. Vanligast är väl att man har hela trädstrukturer ordnat för detta då det kan bli ganska mycket.

 Totalt fokus

Det här med multitasking är hopplöst ute såhär 2014. Nu är det monotasking som gäller, och det fungerar. I alla fall för stora ärenden som kräver tid och som kanske inte är så roliga.

Tyvärr brukar man ofta dra sig för att påbörja dessa projekt, de ligger i stället där som en ständig påminnelse och stress. Det kan vara svårt att överblicka, och man kanske inte ens vet vart man ska börja.

Det bästa man kan göra i dessa lägen är att helt enkelt börja. Jag brukar sätta upp ca 20 minuter, och bara börja. Och inte göra någonting annat. Bara det. Och även om det är skitjobbigt och hiskeligt tråkigt så är det ju ändå bara 20 minuter, eller hur? Man inser snabbt att 20 minuters fokus ger snabba resultat, och att man plötsligt inte alls är lika rädd inför uppgiften längre. Ganska ofta sitter man i stället med projektet i en timme eller mer. Om inte – ge det 20 minuter till om några timmar.

Saker har också en förmåga att komma klumpvis, i alla fall för mig. Om ett problem uppstår så kommer tre till som på beställning. Ibland ser man inte hur man möjligtvis ska kunna lösa alla problem inom en rimlig tid. Det behöver man kanske inte heller alltid göra, har jag lärt mig, utan prioritera dem i stället och lös en i taget. Gärna så lugnt som möjligt utan att slösa någons tid. Saker löser sig… det gör dem alltid. Och även när situationen i ena timmen ser hopplös utan kan allt vara bra nästa timme. Har man då stressat ihjäl sig innan så är resten av dagen förstörd, även om nästkommande timmar är ganska chill.

Jag har några gånger använt mig av Pomodoro-tekniken som förenklat bara är en nedräkningsklocka som ringer när en viss tid gått. Så att du lättare kan bestämma dig för att bara göra EN sak. Här är en webbvariant: http://tomato.es/

Pomodoro technique

Pomodorotekniken kan hjälpa dig fokusera i intervaller.

 Fatta snabba beslut

Jag hindrar ofta mig själv från att fatta jobbiga beslut – jag vill ju att det ska bli det perfekta beslutet, och att ingen kan komma i efterhand och klandra mig för att ha gjort FEL. Hua. Men jag har insett att det skapar en miljö med mängder av svävande stressmoment som aldrig blir klara. Bättre är att faktiskt fatta snabba men genomtänkta beslut, och våga stå för konsekvenserna.

I 95% av fallen blir det ändå rätt, och du har fått saker gjorda.

 Skaffa övergripande mål

Att bara utföra dagens uppgifter och gå hem nöjd kan vara trevligt. Men för att komma fortare framåt är det bra med övergripande mål. Både personligt – vad du vill uppnå på din arbetsplats – och även i projekten du är delaktig i. Fråga dig själv vad du verkligen vill åstadkomma – de verkliga målen. Skriv ner dem någonstans där du ser dem ofta. När du sitter med detaljer, fråga dig själv hur just detta för dig närmare de uppsatta målen. För ibland sitter man med saker i flera timmar och inser inte själv att man gör det för sin egen skull, för att uppnå något som ingen annan är tacksam för.

4 hour work week

Kan rekommendera denna bok, den lär dig 80/20-principen.

En bra sak jag snappade upp från boken 4 hour workweek var 80/20-idéen. Tanken är att 80% av det vi får betalt för och uppskattas för, utför vi på 20% av vår tid. Resten går ofta åt till smådetaljer, overhead och möten. Fråga dig själv vad din huvudsakliga uppgift på jobbet är, och vilka uppgifter du utför som inte styrker detta. Kan de tas bort? Bör de läggas på någon annan?

Att våga säga nej är också en viktig detalj. Dels så klart när du har för mycket att göra, men också när det kanske hamnar för långt ifrån dina mål och din position på företaget.

 

Ge dig själv möjlighet att prioritera

Mail har en fördel som telefoni och personliga möten inte har – nämligen att du kan prioritera dem som du vill. Blir du hela tiden uppringd av kunder och medarbetare så kan du inte jobba ostört. Jag tycker mycket väl man kan be folk maila i stället för att ringa, eller komma springandes. Även om ingen här så klart vill ha en arbetsplats utan personliga möten.

Sedan tycker jag att möten är helt överskattade och överanvända. De har sin plats, men ofta tror jag möten är mer effektiva med ett fåtal deltagare, där alla självklart kommer ha en talan och inflika med idéer. I många fall kan det även tas över en chat eller dylikt. Försök se vilka personer som kanske inte behöver vara med på mötet utan kan breafas i efterhand.

 Automatisera

Finns det saker du gör nästan varje dag? Samma saker? Försök automatisera med system eller script om möjligt. Även om det bara hjälper dig lite grann med uppgiften så är det värt mödan.

Exempelvis brukar jag ofta skapa upp användare i mailsystemet. Där matar jag in förnamn, efternamn, HELA namnet, e-postadressen som består av fornamn.efternamn@foretag. Det är ett självklart fall där jag borde göra ett script/macro som tar för- och efternamn och genererar resten. Visst, det kanske bara tjänar en minut åt mig, men gör jag det varje dag så spelar det roll. Även för motivationen att göra det.

Du kanske inte kan göra script och programmera, men det finns alltid sätt att automatisera och effektivisera upprepande uppgifter.

Jag hoppas du fått ut något av det här. Vilka stresshanteringsknep använder ni?

Effektivitetsböcker

Min chef tipsade mig om boken “Getting things done”, jag vet inte om det var ett kompistips eller en diss 😀 Boken var i varje fall oerhört bra och den inspirerade mig massvis. Ska man sammanfatta boken krasst så kan man säga att den handlar om att effektivisera. Om att få bort att skräp som kretsar i huvudet på en, och få möjlighet att fokusera igen.

Kort kan man säga att man vid varje nytt ärende eller mail ska fråga sig “Kan jag göra detta på två minuter?”, om inte, så ska den antingen delegeras eller göras vid ett senare tillfälle och hamna i “Att göra”-mappen. Om det ska ske på en viss tidpunkt ska den förstås in i kalendern. Sedan använder man olika metoder för att få ner dessa mail så snart som möjligt. Det fungerar väldigt bra. Sedan jag läste mailen så har jag haft 0 mail i inkorgen nästan jämt.

Getting things done

Getting things done

Sedan hade jag semester i en vecka och gjorde ungefär ingenting (ok, städade och gjorde lite ärenden). Vi skulle åkt till flickans familj i Norrland, men det blev inställt så jag behöll en veckas semester. Det var guld värt. Under tiden lånade jag ytterligare en bok från jobbet som också var inspirerande.

Boken heter “The 4-hour work week” och handlar väl också om effektivisering på sätt och vis, men på ett annorlunda sätt. Det pratas om att äga företag i stället för att driva dom. De flesta som är framgångsrika jobbar bara mer och mer i stället för att unna sig att slappna av. Det mesta kan köpas för pengar, och det rekommenderas att outsourca så mycket man bara kan. Man får också en tankeställare om vad som verkligen är viktigt i livet, och vad man rentav kan klippa bort ur ens verklighet. 20 % av ens arbetsinsatser ger 80 % av inkomsten. Man blir rätt sugen på att starta eget när man läser boken 🙂

4 hour work week

Kan rekommendera denna bok, den lär dig 80/20-principen.

Läs dem …

Stå upp!

Stå på jobbet!

Stå på jobbet och lev längre!

Fasen vad mycket man sitter ändå… sitter vid datorn hemma, går till jobbet och sitter där i 8 timmar, går hem och sitter lite till, sen lägger man sig. Nu rör jag mig mer än många andra jag känner, men det är ändå ganska onaturligt om man tänker på det.

Så jag vart sugen på att stå upp! Jag kollade upp hur många kalorier extra jag skulle bränna om dagen om jag stod upp i 8 timmar istället för att sitta. Det visade sig vara hela 330 kcal för min del! 😮 Jag räknade också ut att på 21 arbetsdagar skulle det medföra ett extra kilo fetts bortfall (7000 kcal / 330 kcal = ~21).

Det är ju ganska häftigt… även om man inte vill gå ner i vikt så kan man ju äta desto mer. Så, jag har inte suttit på arbetsstolen på ett par dagar nu, och fötterna ömmar lite, men inte farligt. Ibland måste jag sitta ner, på möten och dylikt, men mestadels står jag eller går omkring.

Jag undrade om det fanns fler hälsofördelar med att stå upp istället för att sitta ner, och visade sig finnas flera! I flera undersökningar visade det sig att människor som tränade en timme varje morgon och satt mestadels hela dagarna ändå hade större midja, sämre blodsocker och blodtryck än de som rörde på sig mer allmänt. Som alltså stod upp och fick god vardagsmotion. Att sitta mycket verkade helt enkelt motverka många av de bra effekterna man fick av exempelvis joggande.

Det visade sig också att man fick lägre dos av lipoproteinlipas om man satt still en längre period; ett fettförbrännande hormon. Om man utsätter sig för total vila verkar det som att matsmältningssystemet går ner på lågvarv efter ett tag, medan det hålls levande genom att vi rör på oss. Man tog ett antal män som rörde på sig relativt mycket till vardags och tvingade dem till att gå så lite som möjligt, använda hissen istället för trapporna osv – efter några veckor var samtliga individer sämre på att förbränna fett och socker.

Jag vet inte på hur blodigt allvar man ska ta det här, men jag tycker ändå det är tänkvärt. Och även om det inte ersätter träning på något vis så känns det bra att stå upp. Vissa är ju lite extrema och har skaffat ett rullband på arbetsplatsen så att de kan gå medan de jobbar 😀 Snyggt…

Stå upp för vad du tror på! Eller bara stå upp… 😉

Källor:

Effektiv är inte lika med snabb

Bara för att man arbetar lugnt och metodiskt innebär inte det att man är långsam eller ineffektiv – snarare tvärtom. Nu finns det förstås de som bara slöar och verkligen är ineffektiva, men det finns också de som tänker efter före de handlar, och i framtiden tjänar oändligt mycket tid i jämförelse med någon som betar av problemen utan eftertanke.

Det hände en grej när jag gick till jobbet idag som fick mig att skratta till. Halvvägs till jobbet gick en snygg tjej mig förbi, i rask takt. Hennes små, smala ben gick på som trumpinnar, och jag ägnade 2 sekunder åt att undra vart hon skulle och varför hon hade så bråttom.

När jag väl var nära jobbet så såg jag henne igen – jag hade gått förbi henne, och hon gick fortfarande lika fort som tidigare, och jag strosade fram i min egen takt precis som innan. Antingen hade hon gått fel i sin stress, eller så brukar hon bara ta väldigt ineffektiva vägar för att nå sina mål.

Det fick mig att tänka till lite. Det handlar förstås inte bara om gångvägar, utan om hela livet.

Ordning och reda

Jag skrev nyligen om att ha ett rent psyke, genom att ha ordning och reda omkring sig. Tanken är att alla objekt man äger, och alla saker vi “borde göra” tar vår energi och får oss att må dåligt.

Idag har jag gått vidare med att rensa upp saker. Min inkorg är tom, både på jobbet och privat (i alla fall när jag lämnade idag, nu är det säkert 5-6 nya mail, men jag tar dem i morgon). Inkorgen har nog inte varit tom mer än någon gång i början när jag satte min fot där.

Har jag gjort alla sysslor som fanns i inkorgen? Verkligen inte, men jag har strukturerat upp det, och slängt massa. Det som var värt att spara hamnade antingen i en av referensmapparna som typ “Serverlösenord” och “SPSS”. Sådana hade jag sedan tidigare. Men de nya katalogerna är “Att göra”, “Att läsa”, “Väntar på” och “Be om hjälp”.

I dessa skall alla brev in, som inte bara är information om en specifik sak jag har nytta av i framtiden. Vid en första anblick kan det verka jobbigt att se allt man måste hinna göra framför ögonen. Men det är faktiskt bra mycket jobbigare att ha så mycket att göra och samtidigt ingen ordning, så att man inte vet vad som ska göras, när det ska göras och hur mycket som är kvar.

Även mina “Information”- och “Att göra”-korgar är genomgångna, de är motsvarigheterna för fysiska papper. Jag slängde massa saker jag aldrig kommer ha nytta av, och förde in buntarna med papper som bara var just blandade högar, med skräp och viktiga saker från chefen i samma hög.

När jag skrivit klart det här brevet ska jag samla alla papper jag har hemma också, och slänga gamla kvitton och “viktig information” som är föråldrad. Sedan börjar jobbet med att beta av alla dessa saker som ska göras. Privat är det ganska lugnt, det har jag kontroll över. Men jobbet har jag ingen koll på längre, och det måste jag ändra på om jag ska orka vara kvar där. Ju längre man jobbar på ett ställe, desto mer blir man en del av enheten/företaget. Och våran enhet är underbemannad och stökig. Så det är ju knappast jag som blivit sämre på mitt jobb.

Min stora tanke är i alla fall att man inte ska ha något som man inte har någon nytta av. Det gäller inte bara papper och information – utan även saker i hemmet.  Bortsett saker som är vackra och ett fåtal saker jag har minnen från. Jag tror helt enkelt att allt som är okänt för oss pockar på vår uppmärksamhet på en omedveten nivå. Och detta skapar en känsla av oro som man inte riktigt kan förstå sig på.

Så vill jag ju inte ha det. Jag vill gå omkring och vara totalt trygg och tanklös, med vetskapen att allt är som det ska vara. Eftersom jag planerat, strukturerat och sorterat redan i förväg.