Undvik stress i arbetslivet

Jag vet inte hur ni har det på er arbetsplats, men för min del består varje dag av tiotals samtal, tiotals mail och tiotals uppgifter varje dag. Även om man har världens roligaste jobb, så gäller det att kunna hålla ordning för att inte känna sig stressad.

Jag har läst lite böcker om effektivitet och stresshantering, och tagit det bästa ur dessa för att presentera vad jag tycker är de bästa sätten för att sluta stressa på jobbet, ha roligare om dagarna, och även vara mer effektiv när du väl är där. Dessa principer går förstås att applicera på fritiden också, om du skulle känna behov av det.

Rätt ärende på rätt plats

Det viktigaste jag lärde mig när jag läste Getting things done, var att sortera ut ärenden efter dess natur. Denna sortering kan vara fysisk, så väl som virtuell, men framför allt använder jag den för mail. Det är enormt tillfredsställande att ha en tom inkorg - ni måste prova detta i några dagar i varje fall! Själv har jag gjort mappar som heter som kategorierna nedan, med @ i början, för att de ska hamna högst upp.

Inbox: Man siktar på att hålla sin inkorg tom. Helt tom. De mail man inte behöver reagera på, eller komma ihåg något från, raderas direkt. De ärenden man kan lösa inom ett par minuter, kan lösas direkt och sedan kastas. Om inkorgen är en salig blandning av skräp och viktiga ärenden, så finns risken att du glömmer bort det viktiga ganska fort.

TODO: Här hamnar allt som kräver ditt agerande och som tar mer än ett par minuter att lösa. Allt på samma plats. Du kan behöva någon form av prioritering om du har mycket.

Waiting: Här hamnar ärenden som du väntar svar på, delegeringar eller frågor du ställt.

Someday: Intressanta idéer eller ärenden som borde göras någon gång, men som inte är aktuellt just nu. Sådant man kan börja kika på när / om man lyckas få sin TODO tom. (right...).

Info: Alla mail som inte kräver ditt agerande men som är bra att ha som referens / information i framtiden. Vanligast är väl att man har hela trädstrukturer ordnat för detta då det kan bli ganska mycket.

Totalt fokus

Det här med multitasking är hopplöst ute såhär 2014. Nu är det monotasking som gäller, och det fungerar. I alla fall för stora ärenden som kräver tid och som kanske inte är så roliga.

Tyvärr brukar man ofta dra sig för att påbörja dessa projekt, de ligger i stället där som en ständig påminnelse och stress. Det kan vara svårt att överblicka, och man kanske inte ens vet vart man ska börja.

Det bästa man kan göra i dessa lägen är att helt enkelt börja. Jag brukar sätta upp ca 20 minuter, och bara börja. Och inte göra någonting annat. Bara det. Och även om det är skitjobbigt och hiskeligt tråkigt så är det ju ändå bara 20 minuter, eller hur? Man inser snabbt att 20 minuters fokus ger snabba resultat, och att man plötsligt inte alls är lika rädd inför uppgiften längre. Ganska ofta sitter man i stället med projektet i en timme eller mer. Om inte - ge det 20 minuter till om några timmar.

Saker har också en förmåga att komma klumpvis, i alla fall för mig. Om ett problem uppstår så kommer tre till som på beställning. Ibland ser man inte hur man möjligtvis ska kunna lösa alla problem inom en rimlig tid. Det behöver man kanske inte heller alltid göra, har jag lärt mig, utan prioritera dem i stället och lös en i taget. Gärna så lugnt som möjligt utan att slösa någons tid. Saker löser sig... det gör dem alltid. Och även när situationen i ena timmen ser hopplös utan kan allt vara bra nästa timme. Har man då stressat ihjäl sig innan så är resten av dagen förstörd, även om nästkommande timmar är ganska chill.

Jag har några gånger använt mig av Pomodoro-tekniken som förenklat bara är en nedräkningsklocka som ringer när en viss tid gått. Så att du lättare kan bestämma dig för att bara göra EN sak. Här är en webbvariant: http://tomato.es/

Fatta snabba beslut

Jag hindrar ofta mig själv från att fatta jobbiga beslut - jag vill ju att det ska bli det perfekta beslutet, och att ingen kan komma i efterhand och klandra mig för att ha gjort FEL. Hua. Men jag har insett att det skapar en miljö med mängder av svävande stressmoment som aldrig blir klara. Bättre är att faktiskt fatta snabba men genomtänkta beslut, och våga stå för konsekvenserna.

I 95% av fallen blir det ändå rätt, och du har fått saker gjorda.

Skaffa övergripande mål

Att bara utföra dagens uppgifter och gå hem nöjd kan vara trevligt. Men för att komma fortare framåt är det bra med övergripande mål. Både personligt - vad du vill uppnå på din arbetsplats - och även i projekten du är delaktig i. Fråga dig själv vad du verkligen vill åstadkomma - de verkliga målen. Skriv ner dem någonstans där du ser dem ofta. När du sitter med detaljer, fråga dig själv hur just detta för dig närmare de uppsatta målen. För ibland sitter man med saker i flera timmar och inser inte själv att man gör det för sin egen skull, för att uppnå något som ingen annan är tacksam för.

En bra sak jag snappade upp från boken 4 hour workweek var 80/20-idéen. Tanken är att 80% av det vi får betalt för och uppskattas för, utför vi på 20% av vår tid. Resten går ofta åt till smådetaljer, overhead och möten. Fråga dig själv vad din huvudsakliga uppgift på jobbet är, och vilka uppgifter du utför som inte styrker detta. Kan de tas bort? Bör de läggas på någon annan?

Att våga säga nej är också en viktig detalj. Dels så klart när du har för mycket att göra, men också när det kanske hamnar för långt ifrån dina mål och din position på företaget.

Ge dig själv möjlighet att prioritera

Mail har en fördel som telefoni och personliga möten inte har - nämligen att du kan prioritera dem som du vill. Blir du hela tiden uppringd av kunder och medarbetare så kan du inte jobba ostört. Jag tycker mycket väl man kan be folk maila i stället för att ringa, eller komma springandes. Även om ingen här så klart vill ha en arbetsplats utan personliga möten.

Sedan tycker jag att möten är helt överskattade och överanvända. De har sin plats, men ofta tror jag möten är mer effektiva med ett fåtal deltagare, där alla självklart kommer ha en talan och inflika med idéer. I många fall kan det även tas över en chat eller dylikt. Försök se vilka personer som kanske inte behöver vara med på mötet utan kan breafas i efterhand.

Automatisera

Finns det saker du gör nästan varje dag? Samma saker? Försök automatisera med system eller script om möjligt. Även om det bara hjälper dig lite grann med uppgiften så är det värt mödan.

Exempelvis brukar jag ofta skapa upp användare i mailsystemet. Där matar jag in förnamn, efternamn, HELA namnet, e-postadressen som består av fornamn.efternamn@foretag. Det är ett självklart fall där jag borde göra ett script/macro som tar för- och efternamn och genererar resten. Visst, det kanske bara tjänar en minut åt mig, men gör jag det varje dag så spelar det roll. Även för motivationen att göra det.

Du kanske inte kan göra script och programmera, men det finns alltid sätt att automatisera och effektivisera upprepande uppgifter.

Jag hoppas du fått ut något av det här. Vilka stresshanteringsknep använder ni?